公司文件管理规定范文（四级作文应用文要不要写格式）

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本文目录一览：

• 1、公司文件管理规定范文
• 2、四级作文应用文要不要写格式
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公司文件管理规定范文

公司的文件管理规定旨在提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。下面是公司文件管理细则，欢迎参阅。
公司文件管理规定 范文 1
1. 总则

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

2. 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

3. 收文的管理

3.1 公文的签收

3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

3.1.2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即 报告 上级机要部门，并登记差错文件的文号。

3.2 公文的编号保管

3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

3.3 公文的阅批与分转

3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

3.3.2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉

及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3.3.3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

3.4 文件的传阅与催办

3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

3.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.4.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

3.4.4 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

3.4.6 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

4. 发文的管理

4.1 发文的规定

4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

4.1.3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

4.2 发文的范围

4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

4.2.2 公司下发文件主要用于： ① 公布公司 规章制度 ;

② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件; ③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;

④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

⑤ 发布有关奖惩决定和通报; ⑥ 其他有关公司的重大事项。

4.2.3 公司上行文、外发文主要用于：

① 对上级机关呈报 工作计划 、请示报告、处理决定;

② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

5.文件的立卷与归档 5.1 文件的归档范围

5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档： ① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;

② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、 工作 总结 、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果;

⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材

料等;

⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物 事迹 及公司领导工作等的音像摄制品;

⑨ 公司日志和大事记;

⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

5.2.2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

6. 文件的销毁

6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

6.2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
公司文件管理规定范文2
为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。

第一条 公文的种类

一、决定、决议类

1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。

2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

二、通知、通报类

1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。

2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。

三、报告、请示类

凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”;向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。

四、公函类

对外商洽工作、询问和答复，用“函”。

五、会议纪要

记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。

第二条 公文的格式

一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。

一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如：公司××部关于××××的通知。

二、发文字号。

(一)发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

(二)公司级文件。

1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。

2、使用“上(*)发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。

3、使用“上(*)发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为：

(三)部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件;涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见股份公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发;涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。

三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。如《关于 春节 放假的通知》主题词简写为“春节 放假 通知”。

四、公文一律加盖印章，并应注明签发人。

五、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明(此页无正文)。

六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”;平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。

七、密级公文应分别标明“秘密”字样，是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。

八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。

九、文件页面标准格式(附件1-1、1-2、1-3)。

第三条 行文规则

一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。

二、公司各部门可以联合行文。

三、公司所属各部门不得越级请示。

四、请示的公文一般应一文一事。

第五条 起草公文要求。

一、起草必须使用办公室统一的文件格式。

二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。

三、凡以“上(*)发”字号发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核，报办公室备案存档。

四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，办公室方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。

五、传递秘密公文时，必须采取相应的保密 措施 ，确保文件安全。

第六条 收文处理程序。

一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况(收文登记、文件编号、传阅追踪记录等)。

二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。

三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。

四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文，一律由办公室呈报，其处理程序见“第六条 收文处理程序”。

第七条 公文立卷、销毁。

一、与公司经营活动有关的上级机关来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。

二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。

三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度—组织机构—档案内容的分类编目 方法 ，进行整理立卷。

四、没有存档价值和存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人(两人以上)监销，监销人应在销毁文件清册上签名。
公司文件管理规定范文3
1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。

3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项;

5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

5.4 工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

5.10批复：答复请示事项用“批复”。

6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成;

6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行;标题下方靠右为发文编号;发文编号与正文之间可空一行;正文中小标题可使用粗体;章节段落之间可空一行;文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行;有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号;公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

6.5.1公司级发文 瑞普 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工 作文 件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文 瑞普 人字【XXXX】XXX号

6.5.3总裁办发文 瑞普 办字【XXXX】XXX号

6.5.4财务部发文 瑞普 财字【XXXX】XXX号

6.5.5研发部发文 瑞普 研字【XXXX】XXX号

6.5.6质管部发文 瑞普 质字【XXXX】XXX号

6.5.7营销中心发文 瑞普 销字【XXXX】XXX号

6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。

6.9具体要求：

6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容;

6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

例：一.

(一) 1、 (1) 2、 (1)„„

或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;

6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式;

6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚;实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范;

6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

7.收文：

7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》;

7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

7.3文书处理工作：

7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序;

7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表;

8.发文：

8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下： 公司内部发文：

拟稿人→核稿人：部门主管领导(经理、总监)审核→公司主管领导(总监、副总裁)核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案 对外发文：

拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

9.附则：

9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办;

9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发;

9.3本制度自下发之日起生效。

9.4附相关支持性文件。

9.4.1文件页面格式

9.4.2文件阅办单

9.4.3公文拟稿纸

9.4.4标题格式

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四级作文应用文要不要写格式

一介绍信

介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业

务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。介绍信包括铅印成文不留存根的印刷介绍信；

铅印成文带存根的印刷介绍信；用一般公文纸写的书信式介绍信。

介绍信一般应包括称谓、被介绍者简况、事由、署名日期和有效期等一些内容。具体到

不同形式的介绍信的写法，其格式内容也略有差异。

手写式介绍信包括标题、称谓、正文、敬语、署名等五部分。

介绍信的内容要写明如下几点：

(1)要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等。如被介绍者不是只有一人还需

注明人数。其中，政治面貌和被介绍者的年龄有时可以省略。

(2)写明要接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。 (3)要在正文的最后注明本介绍信的使用期限。

【示例】

××公司负责同志：

今介绍我所副研究员，高级工程师陈×、余×二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体

事宜，请予接待。

此致

敬礼！

××实用技术研（盖公章）××年×月×日

二求职信

求职信是求职者写给招聘单位的信函。它与普通的信函没有多少区别，但它与朋友的信

函又有所不同，当然也不同于公事公办的公文函。求职信所给的对象很难明确，也许是人事

部一般职员，也许是经理，如果你对老板比较了解的话可以直接给老板。当然，如果你根本

就不认识招聘公司的任何人，求职信最好写上人事部负责人收较妥。如果直接写人事部经理

或老总收可能不妥，如果该信落到一般职员手中的话，可能使得这些人不高兴。

求职信起到毛遂自荐的作用，好的求职信可以拉近求职者与人事主管（负责人）之间的

距离，获得面试机会多一些。

求职信是自我表白，其目的和作用要是让人事主管看，因人事主管有太多的求职信函要

看，因此要简明扼要。

【示例】

尊敬的领导：

您好！

感谢您在百忙之中审阅我的求职信！

这个月以来，我的心一直像小鹿一样跳个不停，外面汹涌来的招聘信息让我心动。我爸

爸是一名乡村教师，我舅舅是一名中学教师。长期的熏陶，幼小的我便憧憬能成为一名优秀

的教师，站在讲台上激扬文字??今天我怀着激动的心情向您毛遂自荐！我叫范如歌，是北京

师范大学2002届英语教育专业的本科毕业生。

我酷爱读书，特别是文史类，大部分中外名著（中英文版）都看过。这些书对我大有裨

益：陶冶性情，丰富知识，开阔视野。这对我的教学工作大有帮助。

通过四年的学习，我掌握了良好的专业知识结构和理论基础，系统地学习了各项知识技

能和教学技能，具有准确、熟练的英语听、说、读、写、译的能力。大二上学期，我一次性

通过英语六级；大二下学期，我一次性通过英语专业四级。由于突出的能力，在校期间多次

荣获专业奖学金、三好学生、原声模拟优秀奖等，多门专业课成绩名列前茅！

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我有一定的实践经验。曾任寝室长，举办过一系列活动，寝室文化活动搞得有声有色。

自大一以来我已经做了12份家教，其中以高中生居金。特别是2002年10月～2001年12月在全国重点高中--北京师大附中实习期间成绩优秀。

经过四年的学习与实践，我有信心与能力胜任大中专院校及中学英语听、说、读、写教

学。当然，我初涉世事，某些方面还不成熟，但我将正视自己的不足，并以自己的谦虚、务

实、稳重来加以弥补，不断完善、充实、提高自己。我期盼能有一片扬我所长的天地，我将

为之奉献我的青春、智慧与汗水！

我家是教师世家，我热爱孩子，热爱教育，因为教育是育人的工程，所以，我非常渴望

成为一名优秀的教师。

尊敬的领导，请给我机会，我会以十分的热情、十二分的努力去把握它！

谢谢您的慧目！此致

敬礼！

自荐人：范如歌 2002年1月18日</p< p>

三申请书（重点）

申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时写的一种书

信。申请书应把该写的问题写清楚，但要注意精练。申请书一般是一事一书，如：“入团申请书”、“开业申请书”等。

【示例】

申请补办学生证

教务处：

我是高三（2）班学生×××，不慎将学生证遗失，多方寻找仍无下落。特提出申请，请

求补办学生证，希望批准。

此致

敬礼！

申请人：×××

2005．12．20

四聘书

聘书是聘请某些有专业特长的人担任某种职务时使用的一种文书。

【示例】

聘书

×××先生：

为提高我校学生的实践能力，特聘请您担任我校本科四年级学生教育教学实习的指导教

师。希望能得到您的支持和帮助。

××大学教务处

2005．2．19

五感谢信

感谢信是得到帮助的单位或个人为感谢帮助、关怀、支援过自己的单位或个人而写的专

用书

信。为表示感谢之情，应把对方的事迹写下来，公之于众，因此感谢信既有感谢之意，

又有表扬之用。

六表扬信

表扬信是以书信的形式，对在生活、工作、学习的某一个方面作出了成绩、发扬了风格

的个人和集体加以表彰的实用性文书。它既有感谢、表扬的目的，又有宣传并倡导学习的目

的。有以上级组织名义表扬其所属单位或个人的，有群众之间相互表扬的。表扬信应把表扬

的对象写清楚，事迹写具体。表扬信可用信封装好交给受表扬者的领导，也可用红纸书信公

开张贴。

（二）条据

条据包括收条、领条、借条、欠条、请假条、留言条等等。

七收条、领条、借条和欠条（重点）

收条是收到别人钱物时写给对方作为凭借的条据，是一种凭证性文书。

领条是个人和组织从相关团体、组织或个人处领取物品时写给对方的凭证性条据。借条是借到集体或个人的钱物时写给对方的凭证性条据。

欠条是指人们在经济交往中，因不能及时结清钱物手续而写给对方的凭证性条据。这几种条据的格式基本相同，通常包括标题、正文、结语、署名和日期几部分：

标题——第一行居中以稍大字体写出“收条”、“领条”等字样。或者写“今收到”、“今领到”等。

正文——第二行空两格书写正文。应写清楚什么人，什么东西（钱或物），具体数量。结语——在正文后另起一行空两格书写“此据”字样。也可省略不写。

署名和日期——在右下方位置写上立据者姓名，并在姓名下方写上立据日期。

【示例一】

收条

今收到王强老师所归还显微镜壹台，天平壹架，完好无损。

此据

顾小英

2005．12．1

【示例二】

领条

今领回本人丢失的票夹壹只，内有本人学生证壹本，借书证壹张，人民币伍拾陆圆柒角

整。

此据

王怀德

2005．12．15

【示例三】

借条

为参加艺术节，我班借用学校体育组运动服捌套，演出后（12月18日）即归还。此据经手人：高二（1）班王雨

2005．12．14

【示例四】

欠条

因购书款未带足，尚欠新华书店人民币叁佰贰拾圆整，两天内归还。

此据

扬州中学张小玲

2005．12．15

写这几种条据须注意以下三点：

1．所涉及的钱物要当面点清，察看仔细，没有问题再写条据。

2．钱款或者物品的名称要规范、准确，数量必须大写；钱款要写清币种，如“人民币”、“港元”等，末尾要加“整”字。

3．条据上的数字不能改动，如必须改动，应加盖印章，以示负责。

八请假条和便条（重点）

请假条是一种特殊的最简短的书信，是为了某种原因不能上学、上班或者参加集体活动，

必须向老师或领导说明理由，请求准假。它的格式与书信基本一致，分四部分：称谓、正文、敬祝语（可省略）、署名和日期。

【示例五】

请假条篇二：应用文写作格式及范文

目录条据请假条留言条借条收条领条欠条

启事请柬书信感谢信贺信表扬信推荐信求职信请托信决心书建议书申请书倡议书公文通知通报报告请示批复函会议纪要其他说明文新闻消息演讲稿计划

应用文是人类在长期社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交

流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。它的种类极为广泛，与小朋友日常生活

和学习有关的，有请假条、留言条、申请书、决心书、感谢信、表扬信、读书笔记、会议总

结以及各种通知等。每种应用文都有一个固定的格式。总结日记

条据

请假条

请假条根据请假的原因，可以分为请病假和请事假两种。从小学、初中、高中到大学乃

至参加工作，你都可以用到这种文体。

请假条的写法，有标题、称呼、正文、祝颂语、落款五个部分。

第一行居中写“请假条”三个字，这是所有应用文的通用要求，用来表明此文是用来请

假的条子。然后另起一行顶格写请假对象的称呼，往往是老师、领导等，这个地方要尊称，

比如“敬爱的”、“亲爱的”等。正文前空两格，包括请假的原由，这个地方要实事求是；请

假起止时间，这个非常重要，必须写清楚。祝颂语是所有应用文里表示对对方的友好落款包

括请假人和写这张请假条的时间。

留言条

在日常生活中，你如果有事情要通知对方，或有事托付对方，对方不在，你却又没时间

等候

他回来，那就可以写张字条留给对方，这种条子就是留言条。

留言条的格式分四部分：称呼、正文、署名和日期。称呼要顶格写，条子留给谁就称呼

谁。在称呼下一行空二格写正文，简单明了的把你要给对方说的事情写清楚。在正文下面写

清楚谁留的条子，并在署名的下一行写清年、月、日。

留言条

在日常生活中，你如果有事情要通知对方，或有事托付对方，对方不在，你却又没时间

等候他回来，那就可以写张字条留给对方，这种条子就是留言条。

留言条的格式分四部分：称呼、正文、署名和日期。称呼要顶格写，条子留给谁就称呼

谁。在称呼下一行空二格写正文，简单明了的把你要给对方说的事情写清楚。在正文下面写

清楚谁留的条子，并在署名的下一行写清年、月、日。

借条

借条是你借对方物品的时候，写给对方的一个书面凭证。你再把物品归还对方的时候，

借条就同时作废了。

借条的格式包括标题、正文、落款等几个部分，其中正文要详细记录谁、什么时候，向

谁借了什么物品，计划什么时候归还等等。落款为借物品人的签名和借的时间。

范文：

今天借了学校体育器材室一个足球，用于下午课外活动的比赛。比赛结束马上归还。

*年级（2）班：周涛

****年**月**日

收条

收条是你收到对方物品的时候，写给对方的一个书面凭证，来证明某个物品已经由对方

交到了你的手里。

收条的格式和借条类似，正文要写清楚什么时候收到了谁送来的什么物品。如果该物品

有什么计划中的用途，也要一并写清楚。落款要由收物品的人签名。

范文：

今天收到了六年级（2）班生活委员柳杨同学送来的款项765.8元，是该班全体同学为玉树地震捐献的。等我们班捐款活动结束后，我会将两个班的款项合在一起交给教导处。

*年级（1）班生活委员：宋超

****年**月**日

领条

领条一班用于班级和学校、个人和年级之间，比如学校给每个年级发了清洁用品，你代

表你们班去领取，当你如数领取到清洁用品后，为了留存以作证明，可以写一张领条交给学

校。又比如班级给每个人发放一顶帽子，当你领到帽子的时候，也可以写一张领条交给生活

委员，证明你的帽子已经领取过了。

范文

今天下午3点钟领取到教务处发给我们班的拖把2个、扫帚4个、抹布2个。

*年级（3）班：王琳

****年**月**日

欠条

[提要]欠条是为证明一方欠另一方财物而立下的字据，一般由标题、正文、落款三部分

组成。... 欠条是为证明一方欠另一方财物而立下的字据，一般由标题、正文、落款三部分

组成。以下是欠条范文相关知识的汇总，仅供参考。

◇欠条范文一

【范文一】

欠条

尚欠5月8日从光明路街道办事处基建科借到的铁锨六把，特留此据。经手人：东区医

院杨广生

×年8月6日...全文>>

◇欠条范文二

【范文二】

欠条

××年3月份借到王立东人民币捌拾圆整，今补欠条，作为凭证。

张红玉(签名盖章)

×年×月×日...全文>>

◇欠条范文三

【范文三】

欠条

原借杜小强同志人民币叁佰圆整，已还壹佰伍拾圆整，尚欠壹佰伍拾圆整，两个月内还

清。篇三：应用文写作格式大全

应用文写作格式大全

祝酒词：与开幕词相仿，但更简单扼要，在最后有举杯祝愿内容。

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英语四级作文考试复习资料，连接词，句子结构等，怎样写。说说你的心得，

写作是本人的老本行，高中一般都是21-23这个级别，大学英语作文被老师在班上推介为范文！！
对于作文，我说的最多的就是：不走寻常路！你不要以为在网上下载那些所谓的优秀作文，拿来背背，你就成为高手了，其实大错特错！因为我看了之后也觉得一般，甚至有些拙劣，哗众取宠的味道，比如有的所谓优秀作文竟然还用什么be good at ，importance，very much，depend on，in my opinion ，completely 这样低等的写作词汇，说它低等，那是因为这些词汇已经广为人知，阅卷老师已经看的麻木不仁了！
要写出高人一等的作文，我觉得并不难，只要你有一定的语法基础和一定量的写作词汇（越高级越好），写作句型，就足可以应对常规的高考，四六级考试……（我记得高中25分满分的作文我可以保持在21-23这个级别，四六级的作文都是110多分）
首先是语法，在你的语法达到一定层次之后，你就可以追求更多的变化了，比如，用虚拟语气句型it is high time that we……代替常用的it is necessary that we should……，又如用倒装句代替常见的平铺直叙等，这样可以增加你的语法亮点，让已经有些麻木一直想睡觉的阅卷老师眼睛一亮，在你的试卷上多扫射一番！
其次，是词汇，我觉得，在你的语法达到基本不会出错的程度上，作文便应该以词汇取胜，因为在这个层次上，大家的语法都差不多，没什么变化，唯一有变化的就是你的词汇！给你打个比方吧，很多想到“许多”就用many，但是你别忘了many a ；handsome；massive，innumerable，a multitude of ；很多人想到“专家”就写expert，但很少人会想到specialist，很多人在想到“擅长”这词，就写be good at ，却不知还有更高级的表达法：be expert at 或者excel in …高手和庸才，就体现在这些细微的差别上！
再次，是怎么将文章润色，从而使你的文章大放异彩！！关于这方面，我觉得我自己使用最多的，也是我自创的------叫做“添油加醋”，包括如下几个方面：尽可能地在形容词前使用副词，在介词短语中加入适当的形容词和副词，在过去分词前加入副词，在名词之前尽可能多用形容词……，总之就是尽可能地使用形容词和副词。我觉得这样做有一个好处，那就是使原本干巴巴的句子变得血肉丰满，比如：
1.The regular physical exercise contributes to our health 改成The regular physical exercise contributes tremendously to our health!
2.In my opinion,the driver’s carelessness should be responsible for this road accident改成
3For my part，the driver‘s negligence should be dominantly responsible for this unexpectedly horrible accident
4The majority of students believe that the part-time job will provide them with more oppportunities to develop their interpersonal skills改成The majority of students firmly believe that the part-time job will undoubtedly provide them with golden opportunities to develop their interpersonal skills tremendously!
………………………………………………………………………………………………………………
最后，我建议你，平时读报，或者做题的时候，发现有好的句子好的词汇，你要抄下来，长期下来，你的作文会有提高的，需要说明的是，这个提高过程可能很缓慢，但是最后能收到很好的效果，以前25分的作文我都能保证在21-23这个级别，靠的就是对语法的熟练掌握和积累了许多较高级的词汇，句型，句子。

附录
1. 关于……人们有不同的观点。一些人认为……
There are different opinions among people as to ____ .Some people suggest
that ____.
2. 俗话说（常言道）……，它是我们前辈的经历，但是，即使在今天，它在许多场合仍然适用。
There is an old saying______. It"s the experience of our
forefathers，however，it is correct in many cases even today.
3. 现在，……，它们给我们的日常生活带来了许多危害。首先，……；其次，……。更为糟糕的是……。
Today, ____, which have brought a lot of harms in our daily life. First,
____ Second,____. What makes things worse is that______.
4. 现在，……很普遍，许多人喜欢……，因为……，另外（而且）……。
Nowadays，it is common to ______. Many people like ______ because ______.
Besides，______.
5. 任何事物都是有两面性，……也不例外。它既有有利的一面，也有不利的一面。
Everything has two sides and ______ is not an exception，it has both
advantages and disadvantages.
6. 关于……人们的观点各不相同，一些人认为（说）……，在他们看来，……
People’s opinions about ______ vary from person to person. Some people say
that ______.To them,_____.
7. 人类正面临着一个严重的问题……，这个问题变得越来越严重。
Man is now facing a big problem ______ which is becoming more and more
serious.
8. ……已成为人的关注的热门话题，特别是在年青人当中，将引发激烈的辩论。
______ has become a hot topic among people，especially among the young and
heated debates are right on their way.
9. ……在我们的日常生活中起着越来越重要的作用，它给我们带来了许多好处，但同时也引发一些严重的问题。
______ has been playing an increasingly important role in our day-to-day
life.it has brought us a lot of benefits but has created some serious
problems as well.
10. 根据图表/数字/统计数字/表格中的百分比/图表/条形图/成形图可以看出……。很显然……，但是为什么呢？
According to the figure/number/statistics/percentages in the /chart/bar
graph/line/graph，it can be seen that______ while. Obviously，______，but
why?
（二）中间段落句
1. 相反，有一些人赞成……，他们相信……，而且，他们认为……。
On the contrary，there are some people in favor of ___.At the same
time，they say____.
2. 但是，我认为这不是解决……的好方法，比如……。最糟糕的是……。
But I don"t think it is a very good way to solve ____.For
example，____.Worst of all，___.
3. ……对我们国家的发展和建设是必不可少的，（也是）非常重要的。首先，……。而且……，最重要的是……
______is necessary and important to our country"s development and
construction. First，______.What"s more, _____.Most important of
all,______.
4. 有几个可供我们采纳的方法。首先，我们可以……。
There are several measures for us to adopt. First, we can______
5. 面临……，我们应该采取一系列行之有效的方法来……。一方面……，另一方面，
Confronted with______，we should take a series of effective measures
to______. For one thing，______For another，______
6. 早就应该拿出行动了。比如说……，另外……。所有这些方法肯定会……。
It is high time that something was done about it. For example. _____.In
addition. _____.All these measures will certainly______.
7. 为什么……？第一个原因是……；第二个原因是……；第三个原因是……。总的来说，……的主要原因是由于……
Why______? The first reason is that ______.The second reason is ______.The
third is ______.For all this, the main cause of ______due to ______.
8. 然而，正如任何事物都有好坏两个方面一样，……也有它的不利的一面，象……。
However, just like everything has both its good and bad sides, ______also
has its own disadvantages, such as ______.
9. 尽管如此，我相信……更有利。
Nonetheless, I believe that ______is more advantageous.
10. 完全同意……这种观点（陈述），主要理由如下：
I fully agree with the statement that ______ because______.
（三）结尾句
1. 至于我，在某种程度上我同意后面的观点，我认为……
As far as I am concerned, I agree with the latter opinion to some extent.
I think that ____.
2. 总而言之，整个社会应该密切关注……这个问题。只有这样，我们才能在将来……。
In a word, the whole society should pay close attention to the problem of
______.Only in this way can ______in the future.
3. 但是，……和……都有它们各自的优势（好处）。例如，……，而……。然而，把这两者相比较，我更倾向于（喜欢） ……
But ______and ______have their own advantages. For example, _____,
while_____. Comparing this with that, however, I prefer to______.
4. 就我个人而言，我相信……，因此，我坚信美好的未来正等着我们。因为……
Personally, I believe that_____. Consequently, I’m confident that a bright
future is awaiting us because______.
5. 随着社会的发展，……。因此，迫切需要……。如果每个人都愿为社会贡献自已的一份力量，这个社会将要变得越来越 好。
With the development of society, ______.So it"s urgent and necessary to
____.If every member is willing to contribute himself to the society, it
will be better and better.
6. 至于我（对我来说，就我而言），我认为……更合理。只有这样，我们才能……
For my part, I think it reasonable to_____. Only in this way can you
_____.
7. 对我来说，我认为有必要……。原因如下：第一，……； 第二，……；最后……但同样重要的是……
In my opinion, I think it necessary to____. The reasons are as follows.
First _____.Second ______. Last but not least,______.
8. 在总体上很难说……是好还是坏，因为它在很大程度上取决于……的形势。然而，就我个人而言，我发现……。
It is difficult to say whether _____is good or not in general as it
depends very much on the situation of______. However, from a personal
point of view find______.
9. 综上所述，我们可以清楚地得出结论……
From what has been discussed above, we may reasonably arrive at the
conclusion that____.
10. 如果我们不采取有效的方法，就可能控制不了这种趋势，就会出现一些意想不到的不良后果，所以，我们应该做的是 ……
If we can not take useful means, we may not control this trend, and some
undesirable result may come out unexpectedly, so what we should do
is_____.

一)原因
1.A number of factors are accountable for this situation.
A number of factors might contribute to (lead to )(account for ) the
phenomenon(problem).
2. The answer to this problem involves many factors.
3. The phenomenon mainly stems from the fact that...
4. The factors that contribute to this situation include...
5. The change in ...largely results from the fact that...
6. We may blame ...,but the real causes are...
7. Part of the explanations for it is that ...
One of the most common factors (causes ) is that ...
Another contributing factor (cause ) is ...
Perhaps the primary factor is that …
But the fundamental cause is that ...
二)比较
1.The advantage far outweigh the disadvantages.
2.The advantages of A are much greater than those of B.
3.A may be preferable to B, but A suffers from the disadvantages that...
4.It is reasonable to maintain that ...but it would be foolish to claim
that...
5.For all the disadvantages, it has its compensating advantages.
6.Like anything else, it has its faults.
7.A and B has several points in common.
8.A bears some resemblances to B.
9.However, the same is not applicable to B.
10. A and B differ in several ways.
11. Evidently, it has both negative and positive effects.
12. People used to think ..., but things are different now.
13. The same is true of B.
14. Wondering as A is ,it has its drawbacks.
15. It is true that A ... , but the chief faults (obvious defects )are
...

三)批驳
1)It is true that ..., but one vital point is being left out.
2) There is a grain of truth in these statements, but they ignore a more
important fact.
3) Some people say ..., but it does not hold water.
4) Many of us have been under the illusion that...
5) A close examination would reveal how ridiculous the statement is.
6) It makes no sense to argue for ...
7) Too much stress placed on ... may lead to ...
8) Such a statement mainly rests on the assumption that ...
9) Contrary to what is widely accepted, I maintain that ...
四)后果
1. It may give rise to a host of problems.
2. The immediate result it produces is ...
3. It will exercise a profound influence upon...
4. Its consequence can be so great that...
五)举例
1) A good case in point is ...
2) As an illustration, we may take ...
3) Such examples might be given easily.
4) ...is often cited as an example.
六)证明
1) No one can deny the fact that ...
2) The idea is hardly supported by facts.
3) Unfortunately, none of the available data shows ...
4) Recent studies indicate that ...
5) There is sufficient evidence to show that ...
6) According to statistics proved by ..., it can be seen that ...
七)开篇
1) Many nations have been faced with the problem of ...
2) Recently the problem has been brought into focus.
3) Recently the phenomenon has become a heated topic.
4) Recently the issue has aroused great concern among ...
5) Nowadays there is a growing concern over ...
6) Never in our history has the idea that ... been so popular.
7) Faced with ..., quite a few people argue that ...
8) According to a recent survey, ...
9) With the rapid development of ..., ...
八)结尾
1) From what has been discussed above, we can draw the conclusion that
...
2) It is high time that strict measures were taken to stop ...
3) It is necessary that steps should be taken to ...
4) In conclusion, it is imperative that ...
5) There is no easy method, but ...might be of some help.
6) To solve the above-mentioned problem, we must ...
7) In summary, if we continue to ignore the above-mentioned issue, more
problems will crop up.
8) With the efforts of all parts concerned, the problem will be solved
thoroughly.
9) We might do more than identify the cause ; it is important to take
actions to ...
10) Taking all these into account, we ...
11) Whether it is good or not /positive or negative, one thing is
certain/clear...

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